Meetings sind ein unverzichtbares Element im Geschäftsalltag, doch oft werden sie als ineffektiv und zeitraubend empfunden.
Dabei können Meetings durch zwei wesentliche Hebel produktiver gestaltet werden: Erstens durch eine Veränderung der Meetingkultur und zweitens durch die Verbesserung der Mechanik, die hinter Meetings steckt. Das Thema kulturelle Veränderung haben wir bereits im vorigen Artikel behandelt. In diesem Artikel zeigen wir nun, mit welchen einfachen Stellschrauben Meetings in der Praxis produktiver gestaltet werden können.
Warum es oft an Effektivität und Outcomes in Meetings mangelt
Häufig werden Meetings als nicht zielführend wahrgenommen. Zentrale Gründe dafür sind eine unklare Zielsetzung des Meetings, eine unstrukturierte oder fehlende Agenda sowie ein unbedachter Teilnehmendenkreis. Darüber hinaus kann eine fehlende Meeting-Etikette ebenfalls zu Problemen führen. Diese zeigt sich u.a. an häufiger Unpünktlichkeit, Teilnehmenden, die am Handy tippen und unvorbereitet in das Meeting kommen. Um hier einen Unterschied zu machen, reicht es, einige Stellschrauben zu bewegen, die wir uns jetzt näher ansehen.
Vorbereitung: Das Fundament erfolgreicher Meetings
Ein produktives Meeting steht und fällt mit seiner Vorbereitungsphase: Dafür sollte pro Meeting eine Person als Verantwortliche:r gewählt werden, die/der drei Aufgaben in der Vorbereitungsphase hat:
Erstens muss der/die Verantwortliche eine Zielsetzung für das kommende Meeting festlegen: Egal, ob man bei einem Meeting zusammenkommt, um eine Entscheidung zu treffen, zu brainstormen oder das Teamgefüge zu stärken – Vor einem Meeting sollte bereits feststehen, was in dem Meeting erreicht werden soll. Dabei sollte man sich zuerst immer die Frage stellen, ob für diesen Zweck überhaupt ein Meeting benötigt wird. Bei Unsicherheit hilft oft folgende Frage: Wo liegt der Mehrwert des Meetings gegenüber schriftlicher Kommunikation bei dieser Angelegenheit?
Zweitens müssen die Teilnehmenden festgelegt werden. Bei der Auswahl helfen folgende Fragen:
- Ist die Person eine Schlüsselperson für den Erfolg des Meetings?
- Kann die Person einen wertvollen Beitrag leisten?
- Reicht es, wenn die Person nur über die Ergebnisse informiert wird?
Sind alle Teilnehmenden eingeladen, muss noch bestimmt werden, wer das Meeting moderieren wird. Dies kann dieselbe Person sein, die das Meeting vorbereitet oder jemand aus dem Teilnehmendenkreis.
Drittens hat der/die Verantwortliche die Aufgabe, eine sinnvolle Agenda zusammenzustellen. Dafür sollten alle Teilnehmenden ihre Themen zuvor in eine geteilte Datei eintragen, sodass die verantwortliche Person die Themen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen kann. Die Agenda sollte am Ende alle relevanten Themen mit Zeitrahmen beinhalten und an alle Teilnehmenden kommuniziert werden, damit jeder vorbereitet in das Meeting gehen kann. Themen, die nicht in diesem Meeting besprochen werden können, werden in einem Themenspeicher gesammelt (Leach et. al., 2019).
Wie eingangs angesprochen, ist eine grundlegende Meeting-Etikette von großer Bedeutung. Daher ist es sinnvoll, sich gemeinsam auf grundsätzliche Regeln zu einigen. Hier einige Vorschläge:
- Pünktlichkeit: Sowohl Start als auch Ende des Meetings sollten strikt eingehalten werden, um Respekt für die Zeit aller zu zeigen.
- Vorbereitung: Teilnehmende sollten sich mit der Agenda auseinandergesetzt und alle notwendigen Unterlagen bereit haben.
- Handy aus: Um Ablenkungen zu reduzieren und die Aufmerksamkeit zu fördern, sollten Mobiltelefone ausgeschaltet bleiben.
- Respekt und Wertschätzung: Es sollte eine Kultur gefördert werden, in der sich Teilnehmende gegenseitig ausreden lassen und Wortmeldungen nicht gewertet, sondern sachlich kommentiert werden.
- Technische Aspekte: Bei virtuellen Meetings sollten Webcams aktiviert und Bildschirme bei Bedarf geteilt werden, um die Interaktion und Kommunikation zu verbessern.
Diese Regeln tragen dazu bei, eine fokussierte und produktive Meeting-Umgebung zu schaffen.
Durchführung: Struktur und Zielorientierung für effektive Meetings
Der Schlüssel bei der Durchführung eines effektiven Meetings liegt darin, die im Voraus definierten Agendapunkte strukturiert und zielorientiert abzuarbeiten.
- Einführung: Zu Beginn des Meetings sollten die Ziele und organisatorischen Details noch einmal kurz von dem/der Moderator:in des Meetings erläutert werden. Dies hilft allen Teilnehmenden, die Agenda im Kontext der Meeting-Ziele zu verstehen.
- Agenda-Überblick: Es ist sinnvoll, den Teilnehmenden zu Beginn des Meetings einige Minuten Zeit zu geben, um die Agenda zu überprüfen. Dies stellt sicher, dass alle Anwesenden auf dem gleichen Stand sind und sich auf das Gespräch vorbereiten können.
- Abwicklung der Agendapunkte: Die vordefinierten Themen sollten nacheinander in der festgelegten Reihenfolge besprochen werden. Dabei sollte der/die Moderator:in die Zeitvorgaben für jeden Punkt im Auge behalten, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Themen angemessen behandelt werden können. Sollte es zeitlich dennoch einmal knapp werden, können nicht behandelte Agendapunkte bereits für die Agenda des kommenden Meetings vorgemerkt werden.
- Visuelle Unterstützung: Während der Diskussion der einzelnen Agendapunkte ist es hilfreich, Entscheidungen und nächste Schritte visuell für alle sichtbar festzuhalten. Dies kann durch das Teilen eines Bildschirms oder das Verwenden eines digitalen Whiteboards geschehen. So wird gewährleistet, dass alle Teilnehmenden genau wissen, welche Beschlüsse gefasst wurden und welche Erwartungen an jeden Einzelnen gestellt werden.
- Abschluss und Zusammenfassung: Am Ende des Meetings sollte eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte, getroffenen Entscheidungen und vereinbarten nächsten Schritte erfolgen. Dies dient der Klarheit und stellt sicher, dass jeder Teilnehmende die Meeting-Ergebnisse verinnerlicht und weiß, was von ihm oder ihr erwartet wird.
Durch diese strukturierte und zielgerichtete Vorgehensweise wird sichergestellt, dass das Meeting nicht nur produktiv verläuft, sondern auch einen klaren Mehrwert für alle Beteiligten bietet (University of Nebraska Omaha, 2018).
Nachbereitung: Die Weichenstellung für die Umsetzung
Die Nachbereitung ist ein oft vernachlässigter, aber entscheidender Teil des Meeting-Prozesses. Dabei ist es essentiell, die Verantwortlichkeiten und Deadlines für die aus dem Meeting abgeleiteten Handlungsschritte festzuhalten. Eine effektive Nachbereitung schließt den Kreislauf des Meeting-Prozesses und stellt sicher, dass die in den Meetings gesetzten Ziele auch tatsächlich erreicht werden (Rogelberg, 2020).
Fazit: Von Zeitfressern zu Wertbringern: Der Weg zu effizienten Meetings
Durch eine Vorbereitung mit klaren Zielen und Agenda sowie einer strukturierten Durchführung mit gemeinsam festgelegter Meeting-Etikette lassen sich die gängigen Fallstricke unproduktiver Besprechungen vermeiden. Eine effektive Nachbereitung, die Verantwortlichkeiten und Fristen klar definiert, rundet den Prozess ab und gewährleistet, dass die in den Meetings festgelegten Maßnahmen tatsächlich umgesetzt werden.
Es liegt dabei besonders in der Verantwortung der Führungskräfte, eine Kultur effizienter Meetings zu etablieren und zu fördern. Erinnern wir uns an die Worte von Peter Drucker: „Zeit ist die knappste Ressource.“ Der hier beschriebene Ansatz verwandelt Meetings von potentiellen Zeitverschwendern in wertvolle Gelegenheiten für Teamarbeit und Entscheidungsfindung, die einen echten Mehrwert für das Unternehmen bieten.
Wenn Sie glauben, dass wir wissen, wovon wir sprechen und das Thema für Sie im Moment relevant ist, lassen Sie uns gerne in einem Gespräch erörtern, ob wir auch für Ihren spezifischen Fall konkrete Ansätze haben, die Sie weiterbringen.
Literaturverzeichnis:
LeBlanc, L. A., & Nosik, M. R. (2019). Planning and Leading Effective Meetings. Behavior analysis in practice, 12(3), 696–708. https://doi.org/10.1007/s40617-019-00330-z
University of Nebraska Omaha. (2018). How to Run a Good Meeting, Proven By Science. https://www.unomaha.edu/news/2018/11/seven-tips-for-meetings-research-shows.php (Zugegriffen am 22.02.2024)
Rogelberg, S. (2020). The Surprising Science Behind Successful Remote Meetings. MIT Sloan Review. https://sloanreview.mit.edu/article/the-surprising-science-behind-successful-remote-meetings/ (Zugegriffen am 22.02.2024)
